泛微OA为明发集团打造线上招采平台，推动企业阳光采购

全国房地产开发百强企业——明发集团,作为一家以城市运营为核心,产业覆盖商业地产、住宅地产、酒店经营等多个业务领域的大型现代集团,在互联网时代浪潮下,选择泛微,共同探索搭建符合自身管理特色的“线上招采平台”,依靠科学化、电子化的业务办理环境,推动企业信息化转型…

明发集团的线上招采需求:技术护航“阳光招采”

随着集团发展的多元化,传统的线下招采管理方式并不利于集团招采资源的整合,招标文件模板、投标人信息、投标文件、投标价格、评估评标专家等招采资源被散落在明发集团的各个分子项目公司里:

不仅对外的招标文件在编制上参差不齐,不够规范

投标人信息难集中,考察、评估、调用难,影响效率

此外,投标文件、投标价格分散管理,估算也缺乏支撑,成本难控

(明发集团招采平台整体框架)

因此,通过泛微OA统一招采平台是明发集团现阶段有效整合各类业务资源的重要手段。

电子化的招采环境,让明发集团对内实现招采业务全程信息化管控,对外实现供方一站式服务。

一、明发集团线上招采平台应用亮点

以“管控和服务”为核心的招采平台,围绕明发集团招采业务过程将各方审批、评估、服务板块利用电子化流程串联起来、用信息门户集中呈现。

(以下以gif格式呈现)

(明发集团供应商登录门户)

(招标信息统一公示)

(供应商快速注册登记通道)

(供应商便捷服务窗口)

明发借助平台化的招采方式,不仅统一了信息收发窗口,还让供应商投标渠道透明化,帮助集团招采效率提升、招采过程透明,加速决策科学化。

1、招采信息全过程“管理”

集中招采资源、共享招采信息是明发集团实现阳光招采的重要基础,借助泛微OA强大的电子流程引擎灵活的搭建招采办理场景,在招采过程中用OA流程引擎记录信息,让集团按需统一申请、调用、查询。

1)供应商管理透明化

明发集团的招采平台面向所有房产建筑材料供应商,一个平台招采,让所有参与投标的混凝土、沥青、石材等行业的供应商,在注册、资审、实地考察、考核评分这样一个全生命周期的管理过程中,自动在OA系统招采平台中入库和管理备案备案。

(明发集团供应商管理模块核心功能展示)

从“信息采集”到“考核评级”的闭环管理

明发集团对供应商质量有严格要求,为了增强筛选,泛微OA招采平台为所有参与投标的供应商提供一个身份信息登记窗口,如企业名称、营业执照等,完成企业资质审核,建立集团供应商信息库。

此外,系统中所有供应商,围绕资审、服务水平诚信、履约都会有打分、评级的过程,产品供应商的服务质量都有记录,这会为后续的招采业务提供有效的审核依据。

(供应商考核评级记录)

所有基本信息、历来考核成绩,都会通过表单供应商卡片和供应商台账统一起来,相关人员可以随时调阅。

(gif:查询供应商—基本信息表达)

2)采购“寻源和执行”规范化

“招采制度”到“标准执行”是明发实现招采业务统一管理的重要基础,泛微OA严格按照明发现有招采制度,用电子化的流程打通招采环节,让明发集团实现一个平台招标、采购,防风险、保质量。

(明发集团采购寻源和执行模块基本功能点)

此外,招采过程是否严格、规范,直接关系到集团的招采效率和质量,通过泛微OA系统招采平台,明发实现了从项目立项、制定招采计划、发起招标申请到供方入围、发放招标文件,再到发标答疑、评定标、发送中标通知的全过程管理从项目立项、招采计划制定、申请招标、发布招标信息、投标单位审核、发标、问题答疑、开评标、定标会签、签订合同等一系列全过程管理。

? 以项目为主线提交招采申请

所有的招采申请都是围绕项目需求展开,有计划、需审批,招采前提前把招采方式、对应的项目、材料上报,什么项目需要提交什么材料表单都会智能变更,不仅简化了申报过程,还能确保材料齐、源头清。

(提交招采申请表)

? 投标信息统一筛选,评标定标更方便

招采一结束,所有参投的供应商、投标文件、报价情况都能在评标、定标表单中自动抓取,评定人阅览、比对更快,更智能。

(评标、定标审批)

形成招采信息库,答疑、追踪快

明发集团庞大的业务规模,每年都会产生大量项目采购需求,效率的兼顾是推动企业项目开展的重要基础。

现在,明发可以借助OA系统招采平台招采信息库,把每项业务和流程关联,报名情况、

OA系统招采平台会把所有招采信息汇总形成信息库,通过和流程关联,招采中的所有进度,包括报名情况、供应商疑问等信息,都会一一关联到表单,相关负责人可以在任何时段进行集中答疑,了解招标情况。

(gif:招采信息库—答疑)

【小结】:对招采过程中的所有信息、业务流程全程管控,提高明发集团内部的信息共享性,提高招标透明度。

2、供应商一站式“服务”

明发集团在招采业务中强调“阳光化、透明化”,信息及时对外输出才能确保外界知情权,OA招采平台借助多种信息门户为明发提供了良好的信息对外公开渠道,发标公开、中标公示,为供应商伙伴提供公正的招标环境。

(明发集团对外供应商服务门户)

泛微结合PC、移动端,通过和微信集成,借助微信服务号为明发集团建立信息公开窗口,满足供应商查询、注册、报名、考核、监督等多种自助服务。

(微信端查看招标信息、投标进展、合同信息等)

【小结】:招标信息不用找、资质审核不用等、投标结果不用问,信息流通快。

二、明发集团线上招采平台实施价值

无论是明发集团还是其它企业,搭建招采平台本质上都是公司管理的技术措施,能真正把规章制度转换成电子场景的系统才能真正满足企业管理需求。

泛微在灵活的建模、集成、流程、门户等功能作用下为明发整合资源、业务流程,在平台化、电子化的管理环境下提升整体业务水平:

招标采阳光化:公开、透明、科学的办理体系,有效避免采购过程中的暗箱操作现象。

成本节约化:分、总公司实行汇总需求、集中采购管理,有效降低竞价、谈判成本。

执行高效化:集团内部的信息壁垒彻底打通,各部门随时协作、沟通,降低出错率。